“Tình cờ” trở thành Lãnh đạo (Project Leader) trong khi Lãnh đạo thật (Real Leader) thì né việc?

Tình huống:
 

 Công ty giao 1 dự án gồm nhiều phòng ban tham gia, bạn là người đại diện của một phòng ban. Dự án có người phụ trách điều phối. Mọi người hiểu là người điều phối sẽ chịu trách nhiệm quản lý dự án.

 Tuy nhiên, người điều phối này luôn tìm cách đẩy việc về phía bạn, từ việc thuyết trình đến làm báo cáo. Đại diện của các phòng ban khác cũng né tránh, chỉ làm đúng nhiệm vụ của họ.

 Bạn tình cờ trở thành project leader không chính thức, lỗi sai bạn chịu trách nhiệm, còn công trạng thì sẽ thuộc về mọi người.

Nên làm thế nào? 
 

Kỹ năng né việc khó: Cân nhắc cẩn thận trước khi đứng ra nhận làm project leader
 

Áp dụng nguyên tắc truyền thông khi quản lý dự án
 

KỸ NĂNG NÉ VIỆC KHÓ
 

 Những người có kinh nghiệm công sở lâu năm sở hữu một kỹ năng quan trọng là ‘NÉ VIỆC KHÓ” một cách khéo léo mà không gây ra chỉ trích.

 Kỹ năng này thể hiện qua việc đánh giá cao người khác trong vai trò lãnh đạo, khen ngợi người khác trong các cuộc họp, tự ý đảm nhận một số công việc nhỏ để tạo ra sự bận rộn trong check list công việc, và luôn thể hiện sự nhiệt tình và có trách nhiệm với việc được giao/tự nhận về. Mặc dù “màn kịch” này có thể dễ nhận biết, nhưng không dễ bị chỉ trích.

 Những người khó chịu nhất trong tình huống này thường là sếp và những người trẻ chưa có kinh nghiệm. 

Khi gặp tình huống như vậy, có hai cách tiếp cận phổ biến: một là đứng ra lãnh trách nhiệm vì “không ai muốn làm”, hoặc là cảm thấy bất an và có phần hổ thẹn vì tránh né trách nhiệm.

 Kỹ năng của một người chỉ được phát triển qua việc vượt qua nhiều thách thức và đạt được kết quả có ích. Nếu bạn luôn tránh né khi gặp khó khăn, thì khi tình huống lặp lại, bạn sẽ tiếp tục mắc phải cùng một vấn đề mà không học được gì mới.

Dưới đây là một số quy tắc cơ bản khi bạn đối diện với tình huống này:

 Chỉ đứng ra nhận việc khi bạn có một kế hoạch ít nhất 70% thành công. Tránh nhận những công việc mà bạn không chắc chắn có thể hoàn thành.
 

 Tệ hơn cả việc né tránh công việc chính là nhận công việc mà mình không biết chắc là có làm tốt không.

Tôi từng chứng kiến 1 bạn trẻ – được xem là có sự hậu thuẫn từ sếp, nên khi thấy không ai đứng ra nhận làm project lead, bạn xung phong làm. Giai đoạn đầu lên kế hoạch khá ổn, vì có sự hậu thuẫn từ sếp lớn nhất, bạn nhận được sự phối hợp từ các phòng ban. Nhưng việc khó chỉ xảy ra khi project bước vào giai đoạn thực hiện.

 Bạn còn quá trẻ, không có kinh nghiệm lãnh đạo các senior staff, không có kinh nghiệm của ngành, không có kỹ năng giao tiếp, soft-skill không đủ tinh tế, khéo léo mà chỉ đơn thuần dựa vào “quyền lực” của người lãnh đạo, dự án thất bại hoàn toàn. Đằng sau bạn là những lời xì xào tại sao bạn lại được giao một vai trò quá lớn, liệu có ABCD XYZ hay không.

 Sau dự án này, bạn đánh mất niềm tin từ lãnh đạo, không lấy được niềm tin từ các phòng ban, điểm của bạn dĩ nhiên bị trừ. Những dự án sau này, bạn đã học được bài học của mình. Không lao ra khi không chắc khả năng thành công.

 Chỉ đảm nhận công việc khi bạn được sự ủng hộ từ sếp. Việc này đảm bảo sự hợp tác từ các đơn vị khác và giúp bạn đạt được mục tiêu.
 

 Ở ví dụ trên, bạn nhân viên trẻ được sếp ủng hộ. Và chính vì được sếp ủng hộ, bạn dù chưa có kinh nghiệm quản lý dự án vẫn được các phòng ban phối hợp đúng thời gian.

 Chốn công sở, mỗi phòng ban được phân chia 1 KPI cụ thể. Kết quả là, mỗi phòng ban sẽ chăm chăm vào KPI của mình. Nguồn lực dư ra, họ sẽ nhín ra một chút để “hỗ trợ” các phòng ban khác. Đó là lý do việc phối hợp giữa các phòng ban luôn khó khăn. Đây là hệ quả của văn hóa KPI: giao gì – làm nấy.

 Khi giao tiếp giữa các phòng ban, chúng ta thường phải cho họ thấy lợi ích của họ khi làm việc hộ chúng ta. Nếu KPI của các bộ phận hỗ trợ là thời gian phê duyệt hồ sơ, thì họ sẽ làm đúng chức năng để phê duyệt hồ sơ đúng hạn. Lợi ích khi họ duyệt hồ sơ của bạn đúng hạn chính là họ đạt KPI.

 Đối với những việc ngoài KPI, sếp chính là tấm bùa hộ mệnh cho bạn. Tin tôi đi, một dự án mà trong các buổi họp giao ban được sếp chú ý, thì chắc chắn 100% các phòng ban sẽ hợp tác. Còn 1 dự án không được sếp ủng hộ hay ưu tiên, các phòng ban cũng sẽ để bạn vào Waiting list.

 Chỉ đảm nhận công việc khi không ai muốn làm. Tuy nhiên, hãy thể hiện sự khiêm nhường và mong muốn được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp.
 

 Hãy đừng tỏ thái độ hống hách rằng mình được làm project leader. Hãy thật khiêm tốn, thỉnh thoảng phàn nàn, thể hiện rằng bạn không muốn nhưng giờ tình thế này rồi thì bạn sẽ cố gắng hơn một chút. Rất mong sự hỗ trợ của đồng nghiệp.

 Điểm làm cho bạn trẻ trong ví dụ trên thất bại là bạn chỉ biết tận dụng quyền lực của sếp – điều này chỉ kích hoạt sự ghen tị và khó chịu trong lòng người khác vì bạn được sếp tin tưởng.

 Dù bạn đang làm một việc người khác không muốn làm, nhưng bạn dành được sự tin tưởng từ sếp thì cũng không nên quá tự kiêu. Bạn trẻ trên nếu chỉ cần biết tỏ ra khiêm nhường, cầu thị, hỏi ý kiến các anh chị phòng ban, thì chắc chắn kết quả sẽ không quá tệ.

NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
 

 Nguyên tắc của truyền thông là: hiểu đối tượng bạn truyền thông, thông điệp truyền thông, và công cụ truyền thông.

 Tương tự: giao tiếp có mục đích cũng cần 3 yếu tố trên.

 Trong tình huống mà bạn đang đối mặt – trở thành người đại diện không chính thức cho dự án với việc phải chịu trách nhiệm mặc dù không phải là người điều phối – việc giao tiếp đó sẽ đòi hỏi sự thông minh và linh hoạt. Dưới đây là những cách bạn có thể áp dụng:

Hiểu đối tượng giao tiếp
 

Nắm vững tâm lý và động cơ của các đối tượng liên quan, từ người điều phối đến các đồng nghiệp trong dự án.
 

Đặt mình vào vị trí của họ để hiểu được những áp lực và mong đợi của họ.
 

Truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng:
 

Dùng ngôn ngữ chính xác và mạch lạc khi trình bày ý kiến và đề xuất.
 

Đảm bảo thông điệp của bạn được hiểu đúng và không để phòng trường hợp hiểu lầm hoặc đẩy trách nhiệm không đúng.
 

Sử dụng công cụ giao tiếp phù hợp:
 

Tìm hiểu cách giao tiếp hiệu quả với từng đối tượng, có thể là qua email chính thức, cuộc họp trực tiếp, hay thông qua các kênh giao tiếp nhóm.
 

Sử dụng ngôn ngữ và phong cách phù hợp với tình huống cụ thể để tạo dựng môi trường làm việc tích cực.
 

* Nguồn : https://www.linkedin.com/posts/maggiemaggievn_kynanggiaotiep-careergrowth-maggiemaggie-activity-7182559400178454529-gu9D?utm_source=share&utm_medium=member_desktop